RESPONSABILITÉS :
Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons un·e assistant·e de direction sein de la Direction Générale des Services (DGS).
Les différents acteurs de la Direction générale des services participent à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique de l'établissement et veille à son application opérationnelle. Le Directeur général des services est responsable du fonctionnement de l'ensemble des services de l'établissement.
Vous serez en charge d'effectuer les missions suivantes :
Mission 1 : Assurer l'assistanat de direction, soit :
• Assurer le secrétariat du DGS
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Organiser et gérer les déplacements du DGS via l'outil dédié
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Effectuer un suivi des projets portés par le DGS et des activités de direction
• Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat en adaptant son discours en fonction de l'interlocuteur. Renseigner les interlocuteurs.
• Traitement des courriers et des mails
• Bureautique : élaborer ou mettre en forme des documents de formes et de contenus divers (courriers, powerpoint, tableaux...), prendre des notes.
• Organiser et planifier des réunions
• Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles et thématiques : convocation, préparation des dossiers préalables, envoi des documents, réservation des salles ;
• Préparer la participation du DGS aux réunions et commissions auxquels il appartient (préparation des documents, organisation du déplacement, suivi avec les services et organes concernés).
Mission 2 : Assurer la logistique, soit :
• Assurer le suivi des demandes de bons de commande en lien avec la Direction du Budget et des Finances
• Assurer l'achat de fournitures
• Réserver des salles et des véhicules
• Réserver des déjeuners
• Gérer la téléphonie
• Assurer la logistique nécessaire lors des réunions, séminaires...
Mission 3 : Suivre les dossiers administratifs des personnels administratifs de la DGS et des personnels placés sous la responsabilité directe du DGS
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous avez une première expérience réussie sur des missions similaires.
Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques et bureautiques : traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messagerie, gestion d'agendas).
Vous êtes en capacité de vous former et d'utiliser des outils propres à une activité.
Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles.
Vous savez travailler en autonomie et prendre des initiatives tout en sachant rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.
Vous êtes apprécié·e pour vos qualités relationnelles, vous aimez travailler en équipe.
Vous savez faire preuve d'adaptation, d'organisation, de réactivité.
Il s'agit d'un contrat à temps partiel (80% - environ 30h par semaine).
La prise de poste se fera à partir du 6 octobre 2025, la fin du contrat est prévue le 5 mai 2026.
Les candidatures sont attendues pour le 26 septembre au plus tard.
