Les Jardins du Cigaloun est une maison de retraite médicalisée privée de 81 lits dont 14 en secteur protégé située à Volx, village des Alpes de Haute Provence, à proximité de Manosque.
Si vous aimez votre métier et le contact avec les personnes âgées, venez rejoindre notre équipe.
Vos principales missions :
Gestion quotidienne du secrétariat de la direction : information, orientation, courrier, prise de rendez-vous, comptes rendus des conseils de direction et de réunions
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Mettre en œuvre des procédures de gestion
Organiser et alimenter les bases de données
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
Gérer les aspects logistiques : matériels, fournitures
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser le classement d'un fonds documentaire et procéder à l'archivage des pièces administratives
COMPÉTENCES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES REQUISES
La personne recrutée devra maîtriser les compétences suivantes :
Connaissances générales des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
Informer et rendre compte
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Utiliser les logiciels de gestion et de bureautique
Travailler en équipe
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Maîtriser les techniques de communication