RESPONSABILITÉS :
La secrétaire d'association assure le soutien administratif et technique nécessaire à la gestion des activités d'aide à domicile proposées par l'association ADMR. Elle joue un rôle essentiel dans la coordination entre les clients, les intervenants et les responsables de secteur.
• Accueil et information :
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les clients, familles et intervenants.
• Informer et orienter les interlocuteurs sur les prestations et services de l'association.
• Gestion administrative des interventions :
• Assurer la gestion administrative des dossiers clients (création, mise à jour, archivage).
• Planifier et organiser les interventions des aides à domicile en fonction des besoins des usagers et de la disponibilité des intervenants.
• Suivre les plannings et effectuer les ajustements nécessaires en cas d'absences ou d'imprévus.
• Gestion de la flotte automobile
• Suivi des prestations :
• Contrôler la conformité des interventions réalisées avec les plannings prévus.
• Traiter les éventuelles réclamations des clients et intervenir pour ajuster les prestations.
• Suivre les indicateurs de qualité de service.
• Soutien à la gestion RH :
• Participer à la gestion des plannings et des congés des intervenants à domicile.
• Gérer les heures effectuées, les absences et participer à la préparation des éléments de paie.
• Participation à la vie associative :
• Participer à l'organisation et à la gestion des événements de l'association.
• Contribuer à l'amélioration des procédures internes et à la qualité des services rendus.
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation :
• Bac à Bac+2 dans le domaine administratif ou équivalent. Une expérience dans le secteur médico-social ou associatif est un plus.
Compétences techniques :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion interne).
• Capacité à organiser et planifier le travail en fonction des priorités.
• Connaissance des spécificités du secteur d'aide à domicile.
Qualités personnelles :
• Sens de l'écoute et de la communication.
• Capacité à travailler en équipe.
• Sens de l'organisation, rigueur, réactivité.
• Empathie, discrétion et respect de la confidentialité.