RESPONSABILITÉS :
- Gestion des prestations et des fournisseurs :
- Pilotage des prestations multitechnique et propreté.
- Gestion des contrats et des communications avec les fournisseurs (fontaines d'eau, machines à café, recyclage des documents confidentiels, archivage, entretien des espaces verts, livraison de fruits, etc.).
- Gestion des fournisseurs de fournitures de bureau, thé et café, services postaux et agences de transport.
- Gestion des relations internes et externes :
- Point de contact avec le propriétaire des locaux.
- Coordination avec les différents départements internationaux de du client pour divers sujets.
- Suivi administratif et financier :
- Préparation et suivi des paiements des factures.
- Supervision de tous les projets liés au Facility Management au bureau.
- Accueil et support administratif :
- Accueil physique et téléphonique.
- Réception et envoi de colis et courriers.
- Gestion des badges d'accès et des différents systèmes de sécurité.
- Organisation des salles de réunion et préparation des événements internes.
Horaires : du lundi au vendredi temps partiel, 25 h/semaine.
PROCESSUS DE RECRUTEMENT:
Un premier entretien RH avec le service recrutement
Un second entretien avec le responsable de comptes
Enfin, un dernier entretien avec le client
PROFIL RECHERCHÉ :
- L'anglais parlé et écrit est indispensable, car toutes les communications avec le manager et les différents départements se font en anglais.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (fournisseurs, propriétaires, départements internes et internationaux).
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, outils de gestion de facturation et de suivi des prestations).
- Sens du service, autonomie et réactivité.
