RESPONSABILITÉS :
Mission principale : Gestion de la scolarité du Doctorat en Histoire
Niveau et nature des responsabilités essentielles : Fonctions de catégorie C ; attributions administratives
Activités principales :
- Accueil et information de l'ensemble des doctorants (environ 270) et enseignants rattachés à l'ED d'histoire (environ 80)
- Assister la responsable administrative et la gestionnaire des soutenances de l'ED
- Gestion du courrier et de la messagerie
- Information sur les modalités d'admission au sein de l'ED
- Gestion administrative des doctorants :
- Gestion des candidatures en doctorat : réception et vérification des dossiers de candidature et saisie des informations sur ADUM
- Suivi et vérification des demandes de réinscription et de dérogation
- Vérification de la conformité et de la tenue des comité de suivi de thèse
- Vérification des conventions de formation
- Suivi et vérification de la formation doctorale sur ADUM
- Suivi des conventions de césure
- Suivi des radiations, abandons et transferts
- Suivi des changements de sujets de thèse
- Appui à l'élaboration des conventions de cotutelle et de codirections internationales et nationales
- Organiser et alimenter les tableaux de bord
- Fiabilisation des données ADUM et Apogée
- Archivage des pièces administratives
Relations fonctionnelles et environnement de travail :
L'agent exerce ses activités sous l'autorité de la directrice de l'École doctorale et de la responsable administrative et scientifique de l'École doctorale.
Principaux interlocuteurs : enseignants-chercheurs, doctorants, docteurs
Travail avec d'autres structures : plateforme ADUM, Direction de la Recherche et de la Valorisation, Cellule Apogée, Service de la scolarité
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences requises ou souhaitées
- Connaissance de l'enseignement supérieur et de la formation doctorale
- Maîtrise d'Adum et d'Apogée
- Maîtrise du Pack Office
- Avoir un très bon niveau de rédaction en français
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte à sa hiérarchie
- Organiser son temps de travail et gérer les priorités
- Avoir un esprit d'équipe et échanger les informations
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
- Maitrise de l'anglais appréciée
