RESPONSABILITÉS :
Le poste s'exerce en étroite collaboration avec l'équipe du cabinet, ainsi qu'avec les assistantes de la DGS, des composantes, des partenaires et l'équipe politique, notamment. Il offre l'opportunité de renforcer ses compétences en gestion administrative et financière dans un environnement de travail stimulant et dynamique, marqué par des sujets et interactions variés.
Activités financières (budget d'environ 700 k€)
• Effectuer les opérations d'engagement de dépenses : création et suivi des bons de commande, ordres de mission (France et international), dans le respect des procédures internes et du calendrier budgétaire, à l'aide notamment de l'outil SIFAC.
• Collecter, vérifier et classer les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et de paiement.
• Suivre l'exécution budgétaire et contrôler la bonne imputation des dépenses par type de crédit.
• Saisir et mettre à jour des bases de données financières : intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence, réaliser des extractions et tableaux de suivi.
• Participer à l'instruction et au suivi des dossiers d'achat : demandes de devis, préparation des bons de commande, réception des livrables.
• Élaborer et instruire les documents nécessaires à la préparation des conventions de stage, en lien avec les services concernés.
Activités administratives et gestion documentaire
• Gérer le courrier entrant et sortant de la présidence : enregistrement, diffusion, suivi et classement.
• Préparer, mettre en forme des courriers, notes et documents administratifs (notamment lettres de mission, comptes rendus, tableaux de suivi).
• Organiser, structurer et mettre à jour les espaces et bases documentaires de la direction, dans le respect des règles de conservation et d'archivage. Alimenter les bases partagées et veiller à la fiabilité des informations.
• Mettre à jour des procédures internes à la direction.
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes, contribuer à la coordination et/ou recensement des besoins (locaux, matériels, fournitures, etc.)
• Contribuer à assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, en orientant efficacement les demandes.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances
Sont souhaitables :
• Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation (ESRI) en France, et/ou de Grenoble INP – UGA (sa structure, son fonctionnement, ses grands enjeux et projets)
• Connaissances en matière de réglementation juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'ESRI.
Compétences
• Utiliser avec aisance les outils de gestion financière et comptable (notamment SIFAC) ainsi que les applications bureautiques (dont outils collaboratifs).
• Savoir organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances, dans un calendrier parfois contraint
• Savoir rendre compte de son activité
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Travailler en équipe et savoir se coordonner efficacement avec les interlocuteurs internes et externes
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de discrétion dans le traitement des informations et des dossiers.
• Posséder des qualités rédactionnelles et relationnelles assurant une communication claire et professionnelle avec des interlocuteurs variés.
Qualités personnelles
• Sens de l'organisation
• Rigueur, fiabilité
• Communication assertive
• Réactivité
• Proactivité (être force de propositions, recherche de solutions face à un problème donné), autonomie
• Sens de la confidentialité
