RESPONSABILITÉS :
Sous la responsabilité de la direction d'établissement vous assurerez les fonctions d'accueil et de secrétariat au sein de l'établissement (réception et information du public extérieur et interne), de gestion du courrier (arrivée et départ) ainsi que les éléments administratifs liés aux séjours des résidents (contrat de séjour, annexes, règlement intérieur).
Vous contribuerez au bien-être du résident et à l'image de marque de l'établissement.
Véritable interface entre les familles, les résidents et les salariés, l'agent d'accueil (F/H) travaille en étroite collaboration avec la Direction. A ce titre, ses missions principales sont
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Ecouter, informer, orienter et renseigner les usagers
- Fixer des rendez-vous et rédiger diverses correspondances
- Créer et/ou mettre à jour tout support de travail en lien avec le fonctionnement de l'EHPAD à la demande de la Direction
- Assister la Direction sur des projets ponctuels
- Gestion des dossiers d'admission (centralisation des pièces constitutives du dossier, veille des dossiers incomplets, relances...)
- Traitement du courrier (tri et distribution aux résidents)
- Enregistrer des factures et appuyer le service comptabilité sur certaines tâches
- Participer à la démarche qualité
- Participer aux réunions d'information et de formation.
Organisé(e), fiable et doté(e) d'un esprit d'initiative, vous avez à cœur de communiquer avec les membres de l'équipe et de rendre compte.
Les horaires sont les suivants : 8h30 - 18h30 deux à trois jours par semaine / 1 week end travaillé sur 2
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous êtes titulaire du CAP à BAC en gestion/administration et vous disposez d'1 an d'expérience dans une fonction d'accueil ou de secrétariat.
Les compétences attendues sont :
· Capacité d'implication totale dans la mission
· Connaître les règles relatives aux formalités de constitution de dossiers résidents
· Maîtriser les règles de présentation des documents
· Maîtriser les fonctions du traitement de texte et les différents logiciels bureautiques
· Savoir s'adapter aux interlocuteurs
· Bonne communication orale et écrite
· Savoir gérer une situation conflictuelle
· Savoir organiser l'ensemble de ses tâches en tenant compte des priorités, des délais
· Savoir respecter les règles du secret professionnel
· Avoir le goût pour les contacts humains
· Savoir faire preuve de courtoisie, de tact, de diplomatie et de discrétion face aux situations
· Faire preuve d'adaptabilité aux différentes situations rencontrées
· Anticiper les besoins et être force de proposition
· Présentation : tenue soignée
