Au sein de notre équipe comptabilité/finances, dans une société en pleine expansion, un environnement en constante évolution et avec un rythme de travail soutenu, vous assurez le suivi et la gestion des tâches administratives courantes afin de garantir le bon fonctionnement du service et d'alléger la charge de travail des équipes.
Notamment :
Gestion administrative des achats (workflow tech) :
- Etablir les devis et bons de commande en coordination avec la direction technique
- Suivre le processus de validation interne et s'assurer du respect des délais
- Veiller à la bonne transmission des bons de commande aux fournisseurs
- Maintenir à jour les fichiers de suivi des commandes (commandes passées, livraisons, paiements)
- Archiver et classer les documents liés aux commandes et aux factures
- Vérifier la cohérence des imputations projets entre les devis et les factures reçues
- Relancer les prestataires pour correction de factures, demandes d'avoirs etc
Suivi budgétaire et prévisionnel tech:
- Mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses techniques (Hardware & Software)
- Participer à la tenue à jour du prévisionnel achat tech, en lien étroit avec le contrôle de gestion et la direction technique
- Identifier les écarts entre prévisions et dépenses réelles et alerter en cas de dérive
Appui aux RH :
Mettre à jour les tableaux de suivi d'écritures, de traduction, adaptation, auteurs, réalisateurs en lien avec le département des ressources humaines
Appui à la comptabilité :
- Saisie d'écriture simple ou vérification d'imputations en lien avec le service comptabilité
- Participation au suivi des règlements et aux relances fournisseurs si nécessaire.
- Classement, archivage des documents physiques et numériques
- Mise à jour de bases de données et tableaux de suivi
Compétences requises
- Maitrise de l'environnement bureautique et particulièrement d'Excel
- Anglais professionnel
- Rigueur, Organisation
- Bonne gestion des priorités
