RESPONSABILITÉS :
Au sein du Centre de Kerpape, nous recherchons un.e Secrétaire en CDI à 40% pour le service UCAAK (Conduite Automobile Adaptée)
Voici les missions de ce poste;
- Réceptionner, analyser et suivre les demandes d'essais de conduite (tri, priorisation, relances, courriers).
- Assurer l'enregistrement administratif et la gestion documentaire des dossiers (HM, Axigate, tableaux de suivi).
- Planifier et coordonner les rendez-vous en lien avec les médecins, moniteurs, ergothérapeutes et disponibilités des véhicules.
- Organiser les convocations et assurer la communication avec les patients.
- Participer à la commission UCAAK et assurer le suivi des décisions.
- Gérer l'accueil téléphonique et les demandes internes/externes.
Contribuer à la vie du service et maintenir ses compétences professionnelles.
Poste à pourvoir dès que possible
Quelques avantages au sein de l'établissement;
· Salaire selon la grille conventionnelle CCN 51 (FEHAP)
· Travail en journée
· RTT, restauration d'entreprise, association sportive interne
· Formation continue et opportunités de recherche
· Environnement de travail agréable en front de mer
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques attendues
• Capacité à réceptionner, analyser et prioriser des demandes d'essais de conduite, avec suivi rigoureux des relances et des échéances.
• Maîtrise de la gestion administrative de dossiers : enregistrement, mise à jour et traçabilité sur logiciels métiers (HM, Axigate) et outils de suivi.
• Expérience en planification complexe : coordination des agendas médicaux, paramédicaux et techniques, en intégrant les contraintes de disponibilité des véhicules.
• Organisation et envoi des convocations, gestion des échanges avec les patients et les partenaires internes.
• Préparation et suivi administratif des dossiers présentés en commission (UCAAK), avec traçabilité des décisions.
• Aisance dans l'accueil téléphonique et la gestion de demandes internes et externes.
Compétences organisationnelles
• Rigueur méthodologique et sens des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs flux d'informations simultanément sans perte de fiabilité.
• Respect des procédures, des délais et des règles de confidentialité.
• Autonomie dans le suivi des dossiers tout en assurant un reporting fiable.
Qualités relationnelles
• Communication claire et structurée avec des interlocuteurs variés (médecins, moniteurs, ergothérapeutes, patients).
• Diplomatie et professionnalisme dans les échanges, y compris dans des situations sensibles.
• Esprit d'équipe et capacité à s'intégrer dans une organisation pluridisciplinaire.
Profil et formation
• Formation en secrétariat administratif ou médico-administratif
• Une expérience en environnement sanitaire, médico-social ou dans une activité nécessitant une forte coordination est appréciée.
