GENERALITES :
Poste à pourvoir dès que possible aux services économiques
Temps de travail : 80% (du lundi au vendredi, jour d'absence à décider)
Catégorie C - adjoint administratif
Site de Faye l'Abbesse
Horaire : 8h30 - 16h35 (30' de pause déjeuner)
MISSIONS :
1. Gestionnaire dossiers (70%) : Saisie de commandes, liquidations (paiement des factures), participation au renouvellement de marché public, suivi budgétaire, suivi de l'exécution du marché, gestion des difficultés d'approvisionnements, etc.
Rattachement fonctionnel : adjoint des cadres hospitaliers "achats"
2. Régulation de transport (10%) : assurer le remplacement de l'agent de régulation lors de ses absences (41 jours par an), réceptionner les appels et les demandes de transports, planifier et répartir les demandes de transports, compléter des fichiers d'activité, gestion des factures, etc.
Rattachement fonctionnel : adjoint des cadres hospitaliers "logistique"
Secrétariat du service : réceptionner et orienter les appels.
APTITUDES :
Qualité relationnelle
Qualité organisationnelle
Faire preuve de bon sens
Ecoute
Ouverture d'esprit
Curiosité
COMPETENCES :
Maîtrise des outils informatiques bureautiques
Sens rédactionnel
Aisance avec les chiffres
Compétences dans le secteur ambulancier (facultatif)
CONNAISSANCES / EXPERIENCE :
Connaissances de la fonction publique hospitalière souhaitée
Expérience dans le domaine administratif exigée
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
