Description

DÉFINITION
L'agent H/F assure l'accueil physique et téléphonique des usagers, assure le secrétariat ainsi que des tâches administratives.

SITUATION ACTUELLE
Agglomération ArlysèreSous la responsabilité du directeur de l'Ecole de Musique et de Danse

CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu : Bâtiment l'Arpège à AlbertvilleContrat : CDD de remplacement jusqu'au 03/11/2026, avec possibilité de renouvellementTemps de travail : Temps non-complet (19 heures 30 hebdomadaires)Conditions de travail : Augmentation de l'amplitude horaire lors des pics d'activité, 4 après-midi par semaine

MISSIONS
1. Assurer l'accueil de l'Ecole de Musique et de Danse
- Accueillir physiquement et téléphonique les usagers
- Informer et orienter sur les différents parcours de l'EMD
- Assurer le suivi des absences des élèves et informer les professeurs
- Informer des absences des professeurs auprès des familles et de l'équipe de l'EMD
- Réceptionner les règlements

2. Compléter les informations sur le logiciel métier
- Renseigner le public sur le portail usager
- Trier les dossiers d'inscription (validation ou pièces manquantes)
- Etablir les listes d'attentes
- Envoyer les informations aux familles et aux professeurs

3. Assurer les tâches administratives
- Réceptionner et trier les courriers et les mails
- Assurer le classement et l'archivage
- Etablir et tenir à jour le calendrier annuel de l'EMD
- Assurer le suivi des réservations de salle
- Assister le poste de secrétariat de direction sur les tâches administratives
- Gérer les stocks de fournitures
- Gérer et organiser les réceptions autour des évènements
PROFIL
Souhaité : Une expérience administrative serait appréciée.

SAVOIRS
Gestion administrativeAccueillir et renseigner le public et les interlocuteurs du serviceRespecter les procédures mises en placeAvoir le sens des responsabilités et des prioritésOutil bureautique et suite Office

SAVOIRS ETRE
Savoir s'organiser et être rigoureuxÊtre réactif aux demandesAvoir des aptitudes dans la relation clientEtre capable de travailler en équipe