RESPONSABILITÉS :
Sous l'autorité de la Directrice et en lien étroit avec la secrétaire de l'établissement, l'agent d'accueil est le 1er interlocuteur des Résidents, des professionnels et des visiteurs (familles et prestataires). En cela il porte toute la chaleur et l'attention qui doit se dégager de l'établissement : son positionnement bienveillant, patient et à l'écoute doit permettre de se sentir accueillis et d'apaiser les tensions le cas échéant.
Il/Elle est au centre de la circulation de l'information concernant les mouvements des résidents et de leur famille, des données de présence des professionnels et des remplacements, des livraisons des fournisseurs.
Plus concrètement, le poste comprend les tâches suivantes :
- Accueil physique du public (familles, visiteurs, prestataires),
- Orientation et/ou information des usagers et prestataires,
- Gestion des appels téléphoniques, des réservations des repas, prise de RDV pour la coiffeuse ou le podologue,
- Gestion du courrier (réception, distribution, envoi),
- Saisie des informations administratives et de gestion dans les logiciels appropriés,
- Classement, archivage ;
- Veille à la propreté de l'accueil
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme Niveau IV, expérience 2 ans ou plus souhaitée.
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel)
Excellent relationnel, Patience
Code ROME : M1601
Chaleureux et professionnel, vous êtes le premier point de contact dans de nombreuses organisations.
Accueille, oriente et informe le public sur place ou par téléphone
Gère le standard téléphonique, prend des messages et transfère les appels
Enregistre les visiteurs et délivre des badges d'accès
Organise l'agenda des rendez-vous et des salles de réunion
Assure la gestion de courriers, des colis entrants et sortants
Peut être amené à gérer des tâches administratives de base
