- ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER SUR TOUS LES CANAUX (physique, postal et téléphonique)
1 Accueil des publics
- Accueillir physiquement les visiteurs et adhérents, avec bienveillance et professionnalisme.
- Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs appropriés.
- Assurer un premier niveau de renseignement sur les services syndicaux et les démarches d'adhésion.
- Gérer l'accès aux locaux en appliquant les consignes de sécurité et de confidentialité.
2 Gestion des appels et des courriels
- Répondre aux appels entrants, filtrer et transmettre aux services concernés.
- Gérer la boîte mail contact et assurer le suivi des demandes.
- Prendre des messages et les transmettre avec précision aux destinataires via un courriel de liaison.
- En cas d'absence à l'accueil, conserver son téléphone professionnel sur soi pour répondre aux appels.
- Mettre à jour les bases de données et contacts liées à l'accueil.
3. Gestion du courrier, des catalogues et des travaux de reprographie
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant.
- Assurer la mise sous pli et l'affranchissement des colis, recommandés, envois postaux sortants.
- Classer et archiver les catalogues fournisseurs et documents administratifs liés à l'accueil.
- Réaliser les travaux de reprographie : impression, livret, dépliant et cartes de visite.
- GERER L'ORGANISATION ET LA TENUE DES REUNIONS DE L'IMMEUBLE
- Réserver les salles dans le tableau de réservation et informer l'émetteur de la demande.
- Ouvrir les espaces 30 min minimum avant la réunion et préparer un accueil café lors des instances.
- Veiller à l'état de la salle, des supports et du matériel.
- Commander les fournitures nécessaires et veiller à la disponibilité des supports d'information.
