Description

Rattaché.e au service Accueil-Communication et au sein de l'équipe d'agents d'accueil, vous accueillez, orientez et renseignez le public du siège d'ALF.
Vous représentez l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers.
Ce poste est à pourvoir à mi-temps (tous les après-midis), pas de télétravail.

Activités et tâches principales du poste :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Consulter le planning partagé des agents pour orienter les demandes.
- Consulter les plannings de salle et d'utilisation du matériel pour orienter les demandes.

- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (gestion et organisation des présentoirs, propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau...).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.
- Assurer le remplacement des agents d'accueil.

- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la communauté de communes
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent/agente.
- Soutien administratif du pôle communication auquel est rattaché le service accueil
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

- Gérer le courrier et les factures, diffuser l'information et la documentation
- Gérer le courrier selon le protocole établi par la direction générale : réceptionner, distribuer et expédier le courrier, scanner les factures, les envoyer aux pôles, traiter les factures non conformes.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par les secrétaires de direction.
- Afficher et diffuser l'information.

- Préparation, organisation, participation aux évènements communautaires dont les conseils communautaires
- Participation à l'organisation des évènements d'ALF à l'initiative du pôle Administration générale, des Ressources Humaines ou du service communication.
- Participation aux évènements.
- Inscriptions sur demande sur les dossiers généraux.

Niveau requis : Débutant accepté
Formations et qualifications nécessaires : Bac pro service ou bac +2 gestion/administration