Description

Le/Le secrétaire administratif(ve) et comptable contribue au bon fonctionnement de l'association en assurant les activités administratives courantes, le suivi des dossiers, la préparation des éléments comptables et financiers ainsi que l'organisation administrative. Il/elle facilite la circulation de l'information et constitue un véritable appui à l'équipe et à la direction.

Principales missions
Accueil et relation avec les interlocuteurs
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique.
- Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les courriers, courriels et la documentation administrative.
Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs.
- Organiser les agendas, les réunions et certaines actions
- Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs.
- Assurer le classement, l'archivage papier et numérique.
- Gérer les commandes de fournitures et les services généraux.
- Préparer les bilans des actions, saisir demandes de subventions, participer à l'élaboration des appels à projets et appels d'offres des marchés publics.

Gestion financière
- Établir les devis, conventions et factures.
- Assurer le suivi des règlements.
- Effectuer les relances en cas d'impayés.
- Préparer les remises bancaires et réaliser le comptage hebdomadaire de la caisse.
- Participer au suivi budgétaire à l'aide de tableaux de bord.
Préparation comptable
- Réceptionner, contrôler, classer et transmettre les pièces comptables à l'expert-comptable.
- Préparer les éléments nécessaires aux déclarations et clôtures comptables.
- Veiller à la bonne organisation documentaire des pièces comptables.