Vous exercerez les missions suivantes au sein d'un centre de formation :
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Rédaction, relecture et mise en forme de tous documents administratifs (courriers, notes internes, contrats, convocations, etc.)
- Réception, distribution et archivage du courrier
- Constitution, mise à jour et classement des dossiers
- Suivi des échéances administratives (renouvellement de contrats, échéances légales, obligations périodiques)
2. Support à la direction et gestion de l'agenda
- Gestion de l'agenda de la direction
- Préparation des réunions (convocations, ordre du jour, compte-rendu)
- Appui à la gestion de projets ponctuels (audits qualité, réunions clients, événements internes)
3. Suivi des dossiers clients, stagiaires et partenaires
- Suivi administratif des dossiers de formation (conventions, feuilles d'émargement, attestations, factures)
- Interface administrative avec les OPCO, partenaires institutionnels et financeurs
4. Assistance comptable et financière
- Saisie et vérification des factures fournisseurs et clients
- Préparation des éléments pour la comptabilité (factures, relevés, justificatifs)
- Suivi des règlements, relances simples (clients, prestataires)
5. Ressources humaines - Appui administratif
- Préparation des documents liés à l'embauche : DPAE, contrats, avenants
- Suivi des absences, congés, et plannings horaires
- Collecte et envoi des éléments variables de paie (heures, justificatifs, absences)
- Suivi des visites médicales, échéances de périodes d'essai
- Appui à la gestion des affiliations (retraite, mutuelle, prévoyance)
6. Communication et gestion des relations internes / externes
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de courriers types, mails de relance ou de communication
7. Logistique et fonctionnement quotidien
- Gestion des fournitures de bureau (commandes, réception, suivi des stocks)
- Gestion des prestataires de services (nettoyage, maintenance, etc.)
- Suivi des réservations (salles, matériel, déplacements)
La maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel) est attendue ainsi que le logiciel Digiforma.