Description

Vous êtes sous la responsabilité du dirigeant du cabinet.

Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif et commercial du cabinet afin de garantir un service de qualité aux clients, de la prise de contact jusqu'à la facturation et au suivi des dossiers.

Poste en CDI mi temps, planning à définir

Activités principales

- Accueil et relation clients
- Accueil téléphonique et physique des clients.
- Renseignement sur les prestations et les obligations réglementaires.
- Planification et optimisation des rendez-vous des diagnostiqueurs.
- Gestion des demandes de devis et relances commerciales.
- Gestion administrative
- Création et suivi des dossiers clients : devis, ordre de mission.
- Préparation des documents administratifs.
- Vérification de la complétude des dossiers avant intervention.
- Classement et archivage des documents.
- Suivi des mails et du courrier.
- Gestion commerciale
- Établissement des devis.
- Suivi des devis en attente et relances.
- Émission des factures.
- Suivi des règlements et des impayés.
- Encaissement des paiements (chèques, virements, cartes bancaires, espèces selon les procédures du cabinet).
- Participation au développement commercial et à la fidélisation de la clientèle.
- Prise de Rendez-vous avant intervention : agences, notaires, syndics, clients directs.
- Suivi des interventions
- Organisation des plannings.
- Coordination avec les diagnostiqueurs.
- Transmission des informations nécessaires aux interventions.
- Suivi des délais de remise des rapports.
- Préparation des envois de prélèvements aux laboratoires.

Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Aisance téléphonique et excellent sens du service client.
Organisation, rigueur et autonomie.
Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Qualités rédactionnelles.
Sens commercial et goût du contact.
Qualités personnelles

Dynamisme.
Esprit d'équipe.
Discrétion et confidentialité.
Réactivité.
Sens des priorités.
Ponctualité.

Profil recherché

Formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, commerce ou assistanat.
Une expérience dans le bâtiment, l'immobilier ou les diagnostics immobiliers constitue un atout.

Objectifs du poste
Garantir une qualité d'accueil irréprochable.
Assurer un suivi administratif rigoureux.
Optimiser le planning des diagnostiqueurs.
Contribuer au développement commercial du cabinet.
Garantir un suivi efficace de la facturation et des encaissements.
Participer à la satisfaction et à la fidélisation des clients.
Participer au développement commercial.