Objectif du poste / Assister la dirigeante du cabinet dans la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence d'architecture afin de sécuriser le suivi des projets, des chantiers et de l'activité quotidienne.
Missions principales:
Organisation & suivi de l'activité :
- Gestion et organisation des rendez-vous, réunions, échéances et rendus de projets
- Rappels réguliers des deadlines importantes
- Préparation de notes, synthèses et supports pour les réunions
- Classement et organisation des documents administratifs sur le drive de l'agence mais aussi au bureau
Suivi financier des projets et chantiers
- Suivi des facturations de chantiers
- Vérification de la cohérence des montants facturés par les entreprises
- Remontée claire et précise des anomalies ou incohérences
- Analyse des devis des entreprises au détail (avant validation par l'architecte)
- Préparation de tableaux de suivi budgétaire des projets en cours
- Etablissement des certificats de paiement correspondant aux factures / situations des entreprises
L'assistant effectue un premier niveau d'analyse et de contrôle sur les devis.
Gestion de l'agence & fournisseurs
- Gestion des achats de fournitures de l'agence
- Établissement de la liste complète des paiements à effectuer (impressions, sous-traitance,
frais divers.)
- Contact et suivi des fournisseurs et prestataires
- Suivi des commandes liées aux chantiers, en appui aux architectes
- Gestion et développement des relations partenaires et fournisseurs
Ce que nous offrons
- Relation de travail basée sur la confiance et l'autonomie
- Organisation souple
- Rôle clé dans le fonctionnement et le développement du cabinet
Profil :
L'assistant/l'assistante, est une personne de confiance, structurée, proactive, sur qui l'architecte peut se reposer.
Une expérience en cabinet d'architecture est indispensable pour occuper ce poste
