Description

Les ACT Guyane recherche pour son site de Kourou un(e) assistant (e) H/F à temps partiel (28h/semaine).
Dans un rôle significatif d'appui du Chef de service de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure.
Sur des fonctions polyvalentes, il/elle est garant de la bonne organisation de certains évènements : il/elle coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appui plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.

Rattaché-e à la directrice et en lien fonctionnel avec la le Chef de service, vous les soutenez dans le suivi administratif et comptable de l'établissement. Vous contribuez activement à la gestion administrative des ressources humaines, la gestion des fournisseurs, à l'accueil et à la gestion des dossiers des résidents.
Missions et Activités :

Secrétariat :
- Gérer le secrétariat de direction et l'interface avec les services internes et externes
- Filtrer les correspondances et appels téléphoniques vers la Direction
- Accueil physique des visiteurs
- Organiser les rendez-vous, le planning, et les déplacements de la cheffe de service et le cas échéant des collaborateurs.
- Actualiser les informations professionnelles et règlementaires et procède à l'archivage et au classement des documents.
- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes et présentations.
- Préparer et organiser les réunions notamment celle relatives à la vie associative (convocations, préparation des dossiers, envoi des documents, réservations des salles, suivi liste des présents, diffusion des procès-verbaux .).
- Contribuer à la gestion RH de l'établissement
- Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec l'équipe de direction et Tenir le registre du personnel et les dossiers du personnel,
Gérer les absences (congés, arrêts maladie, maternité, AT, etc.),
- Gérer la partie administrative des relations avec les Instances Représentatives du Personnel.
- Tenir à jour le panneau d'affichage employeur.

Gestion comptable:
- Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer
- Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptable

Résidents :
- Accueil, écoute et orientation
- Gérer les dossiers des résidents (constitution de son dossier unique, suivi, encaissement des participations financières, courriers).

Missions transversales :
- Classement et archivage, Optimisation des processus et outils
- Préparer les éléments administratifs et assurer le suivi des dossiers des résidents.