L'assistant.e de gestion est susceptible d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail de l'équipe opérationnelle et ce, sur les aspects administratifs et de gestion. Elle / Il détient un poste clé dans le fonctionnement d'une équipe de 13 personnes
Vos missions seront les suivantes :
SECRETARIAT / ADMINISTRATION
- Accueil téléphonique et physique, suivi et gestion boite mail standard
- Opérations classiques de secrétariat (courrier, classement, gestion courante des bureaux).
- Gestion documentaire sur serveur, OneDrive, Teams SharePoint, Archivage numérique
GESTION
- Mise à jour du suivi commercial, RAO marchés publics, préparation de candidatures, pièces administratives et références
- Administration des ventes
o Création des nouvelles affaires sur notre logiciel de gestion en adéquation avec les contrats clients et de sous-traitance et/ou co-traitance
o Tenue des dossiers clients sur les serveurs et dans notre logiciel de gestion
o Facturation
o Relances clients
o Gestion des en-cours
Profil recherché :
- Issu.e d'un BTS Assistant.e de gestion PME PMI, vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans dans le domaine.
- Vous maîtrisez techniques et termes de gestion, outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint) ainsi que l'utilisation de logiciel de gestion.
- Une expérience en bureau d'études et/ou cabinet d'architecture serait un plus, ainsi qu'un premier niveau de connaissance des réponses à appels d'offres en Marchés Publics.
- Dynamique, doté.e de curiosité et d'autonomie, votre esprit d'analyse et votre rigueur se combinent à un bon sens de la communication.
A compétence égale, priorité est donnée aux personnes relevant de l'obligation d'emploi.
Conditions de travail :
Temps partiel 24 heures semaine aménageable, du lundi au vendredi, à définir selon vos disponibilités
Avantages : (tickets restaurants, transports en commun 100% pris en charge, + Prime de Partage de la Valeur PPV, + Forfait Mobilité Durable, + prime variable d'équipe
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
