En lien direct avec le Maire, vous assistez la secrétaire générale de mairie principalement en matière d'Etat Civil, de recensement citoyen, de gestion des listes électorales et d'urbanisme.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
1) ETAT CIVIL :
- Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès)
-Tenir les registres d'Etat Civil : apposer les mentions marginales; préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, tables annuelles, tables décennales)
-Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, PACS, cérémonie de parrainage civil
2) SERVICES A LA POPULATION
- Recensement citoyen, délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires
-Gérer les demandes d'inscriptions / radiations de la liste électorale
- Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux diverses demandes des usagers
3) SECRETARIAT
- Veiller à la préparation et à l'organisation des scrutins électoraux matériellement et administrativement
- Préparer les réunions de la commission de contrôle des listes électorales
- Organiser et préparer la commission communale des impôts directs
- Gérer les dossiers d'urbanisme en lien avec l'agence départementale
- Répondre aux divers courriers
4) POLYVALENCE : participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
CONTRAINTES PARTICULIERES
Présence aux scrutins électoraux
RELATIONS DU POSTE
-Internes : Maire, équipe municipale, agents
-Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
EXPERIENCES / DIPLOMES :
Expérience significative en secrétariat de mairie
Expérience dans le domaine administratif de la FPT
Niveau BAC minimum
COMPETENCES :
Information générale à l'Etat Civil
Règles communes à la rédaction d'actes d'Etat Civil
Bonne capacité rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, outlook)
Maîtrise des logiciels métiers MAGNUS
SAVOIR-ETRE :
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
- Sens du contact et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, initiative et rendre compte
- Discrétion
- Disponibilité
Code ROME : K1406
Le secrétaire de mairie met en œuvre, sous les directives des élues et élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale.
Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines.
Peut intervenir dans des domaines de compétences spécifiques : urbanisme, état civil, aide sociale, élections.
Peut superviser ou organiser un ou plusieurs services d'une collectivité territoriale.
Gère et suit des dossiers spécifiques en direction du public (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires, ...)
Elabore des documents administratifs et budgétaires.
