Description

Vous intégrerez une entreprise à taille humaine, en plein développement, spécialisée dans le génie climatique.

Vous serez en étroite collaboration avec un Chargé d'affaires maintenance et deux Techniciens.

Vos Missions

Votre rôle central sera de fluidifier l'exploitation des contrats de maintenance et des dépannages en servant d'interface administrative entre le Chargé d'affaires, les techniciens, les clients et les partenaires. Vous serez le piler de la gestion et de la structuration administrative du service.

Structuration et gestion des contrats de maintenance:

- Reprise, mise à jour et uniformisation de l'ensemble des contrats existants (charte graphique, conditions, prestations)
- Création de modèles types (contrats, avenants, annexes) et contrôle de la cohérence tarifaire/technique
- Création et suivi des interventions relatives aux fluides frigorigènes (Fi 360 ou outils équivalents)

Structuration documentaire & Process:

- Création, mise en forme et harmonisation des documents internes (bons d'intervention, fiches équipements, mémoires techniques, etc.)
- Mise en place et organisation d'une arborescence documentaire claire (GED) et suivi des dossiers clients

Facturation clients & Suivi fournisseur:

- Gestion fournisseurs : Réception, contrôle de conformité des factures (prix, quantités) et affectation analytique par contrat/chantier
- Facturation clients : Préparation, vérification des éléments facturables (prestations, pièces, MO) et émission des factures pour zéro oubli
- Suivi des échéances contractuelles (renouvellements, indexations, alertes)

Amélioration continue:

- Mise en place de tableaux de suivi et participation active à la digitalisation/standardisation du service.

Les conditions:
- Poste en CDI temps partiel sur Eybens
- Horaires : 2 jours complets / semaine (14h à 15h hebdomadaires)
- Rémunération : 13,50 € / heure
- Prise de poste : Courant octobre / début novembre

Profil recherché
- Expérience : Première expérience réussie en secrétariat/assistanat administratif, idéalement dans le secteur de la maintenance, du bâtiment ou du génie climatique (CVC)
- Outils : Bonne maîtrise des outils informatiques, logiciels métiers (type Twimm, Fi 360) ou capacité d'adaptation rapide aux nouveaux logiciels et à la - bureautique courante
- Savoir-être : Rigoureux(se), méthodique et doté(e) d'un très bon esprit d'organisation pour structurer des bases existantes. Vous aimez travailler en binôme dans un climat de confiance, de bienveillance et de communication ouverte.