Description

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) PME - BÂTIMENT H/F

Temps partiel - 2 à 3 jours par semaine
FRANCOIS & FILS - Coignières (78)

Qui sommes-nous ?

Fondée en 1994 à Coignières par Daniel François, FRANCOIS & FILS est une entreprise familiale aujourd'hui dirigée par Arnaud François.

Spécialisée dans les travaux tous corps d'état, notre entreprise intervient sur des opérations variées dans le cadre de marchés privés et publics, principalement en Île-de-France.

Avec plus de 30 ans d'expérience et un chiffre d'affaires annuel d'environ 3 millions d'euros, FRANCOIS & FILS est aujourd'hui une PME solide et en développement qui s'appuie sur la réactivité, la proximité avec ses clients et le professionnalisme de ses équipes.

Notre siège de Coignières (78) regroupe nos bureaux administratifs, notre atelier et notre dépôt.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) :

Assistant(e) administratif(ve) PME - Bâtiment H/F

Vous occuperez un poste polyvalent et travaillerez en lien direct avec la direction et les conducteurs de travaux.

Votre rôle sera de les accompagner dans la gestion administrative quotidienne de l'entreprise et le suivi administratif des différents chantiers.

Vos principales missions

Gestion commerciale et facturation

Préparation et saisie des devis ;
Établissement et envoi des factures clients ;
Préparation des situations de travaux et factures d'avancement ;
Suivi des règlements clients ;
Relance des factures impayées ;
Classement et suivi des devis, commandes et factures ;
Préparation et transmission de documents à la comptabilité.

Gestion administrative des chantiers

Préparation et suivi des dossiers administratifs de chantier ;
Réalisation des demandes d'autorisation auprès des mairies et administrations ;
Demandes d'arrêtés et de droits de voirie ;
Demandes d'autorisation pour l'installation d'échafaudages, bennes ou occupations du domaine public ;
Suivi des différentes autorisations et relance des administrations si nécessaire ;
Préparation et mise en forme de courriers et documents ;
Classement et archivage des documents relatifs aux chantiers ;
Aide à la préparation et au suivi des DOE et documents de fin de chantier.

Gestion administrative courante

Gestion des appels téléphoniques et des e-mails ;
Rédaction et mise en forme de courriers professionnels ;
Gestion et classement des documents administratifs ;
Suivi de certains contrats et documents de l'entreprise ;
Mise à jour de tableaux de suivi ;
Gestion et organisation des dossiers informatiques ;
Relations avec les fournisseurs, clients, architectes, maîtres d'œuvre et administrations ;
Aide ponctuelle à la direction et aux conducteurs de travaux dans leurs tâches administratives.
Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, organisée, autonome et rigoureuse.

Vous devez être très à l'aise avec l'informatique et notamment avec les outils bureautiques courants : Word, Excel, messagerie électronique, gestion de fichiers et utilisation de plateformes administratives en ligne.

Vous êtes à l'aise au téléphone et savez rédiger correctement des e-mails et courriers professionnels.

Une expérience dans une entreprise du bâtiment, une PME ou dans le secrétariat administratif lié aux travaux serait un véritable plus.

La connaissance d'un logiciel de devis et facturation est également appréciée.

Nous recherchons une personne capable de prendre des initiatives, de suivre ses dossiers jusqu'à leur aboutissement et de relancer les différents interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.

Conditions du poste

Contrat : Temps partiel
Rythme : 2 à 3 jours par semaine, à définir ensemble
Lieu de travail : Coignières (78)
Secteur : Bâtiment - Tous corps d'état
Prise de poste : dès que possible
Rémunération : à définir selon le profil et l'expérience

Pourquoi rejoindre FRANCOIS & FILS ?

Vous rejoindrez une entreprise familial