. Global Production Supply, société spécialisée dans la location de matériel régie pour les métiers de l'audiovisuel et de la mode et du luxe, recherche une assistante administrative à temps partiel.
Sous la direction de la responsable comptable vous assurez le lien entre l'équipe commerciale/opérationnelle et le service comptabilité afin de garantir une gestion administrative et comptable claire, organisée et conforme aux règles en vigueur.
1. Suivi des achats et collecte des justificatifs Comprendre et suivre les achats effectués par l'entreprise Rechercher et récupérer les tickets de caisse et justificatifs manquants Organiser les documents administratifs liés aux dépenses Identifier et attribuer la bonne nature de dépense aux achats effectués
2. Gestion administrative des freelances Collecter les factures des freelances et prestataires Vérifier la conformité des factures Contrôler les documents administratifs obligatoires des freelances et prestataires S'assurer que les documents sont transmis dans les délais
3. Contrôle des justificatifs comptables Vérifier mensuellement les tickets et justificatifs manquants Contrôler leur conformité avec les règles comptables et administratives Suivre les délais demandés par l'équipe comptable concernant la récupération et la transmission
4. Relances administratives et suivi fournisseurs/clients Effectuer des relances téléphoniques auprès des clients concernant les paiements Contacter les fournisseurs, freelances ou assistants afin de faire corriger les erreurs administratives ou comptables Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution
5. Suivi administratif général de l'entreprise Apprendre et comprendre le fonctionnement administratif global de l'entreprise Être capable d'assurer le suivi administratif sur différents sujets opérationnels : Assurer le suivi administratif de la flotte de véhicules : organisation des documents, classement, contrôle des pièces obligatoires et vérification que tous les documents nécessaires sont bien à jour et disponibles Factures d'eau, d'électricité ou de télécommunications Gérer les démarches administratives liées aux contrats : Ouverture de nouveaux contrats, Suivi des renouvellements, Résiliation de contrats, Contacter les différents interlocuteurs externes afin de résoudre les problèmes administratifs rencontrés
6. Gestion du courrier et organisation administrative Réceptionner le courrier physique
Salaire et avantages :
salaire 1200 € brut mensuel
contrat CDI temps partiel (21 heures)
tickets restaurant
remboursement du titre de transport à hauteur de 50%
Lieu de Travail : Bobigny
