La ville de Châteaulin recherche un(e) assistant administratif au sein de l'école de musique le Germoir en remplacement d'un agent en retraite progressive.
Sous la responsabilité du Directeur de l'école de musique vous aurez pour missions d'assurer l'accueil des familles et la préparation et le suivi des dossiers de l'école de musique
Accueil des familles
- Assurer l'accueil des familles
- Renseignements, suivi des demandes .
Assurer la préparation et le suivi des dossiers suivants :
Gestion administrative
- Assurer le secrétariat de l'école de musique
Convocations diverses
Frappe de compte-rendu, notes
Invitations
Rédaction et mise en page de documents d'informations
Information aux familles
Gestion de l'emploi du temps des professeurs
Planning d'occupation des salles
- Préparer et établir les inscriptions :
Publicité auprès du public concerné
Etablir les formulaires si besoin
Les remplir ou les faire remplir
Contrôler les renseignements
Diffuser les inscriptions aux professeurs concernés
- Etablir des éléments statistiques :
Nombre d'enfants, d'adultes, provenance.
Répondre aux questionnaires divers
Tableaux statistiques
- Gestion des instruments :
Répertorier les instruments
Gérer la location (fiche de location, assurance, révision.)
Gérer les mouvements du parc instrumental
Gestion comptable
Etablissements de factures, suivi des rappels
Suivi des impayés
Suivi des commandes de matériel et de partitions et des prêts d'instruments.
Calcul des heures complémentaires des professeurs pour le salaire
Gestion des évènements :
Organisation, mise en place et suivi des manifestations et des examens, prises de photos et vidéos, gestion de la chaine Youtube
Organisation et participation aux portes ouvertes et aux inscriptions
Réservation des salles
Gestion du transport de matériel
CDD d'un an
Temps de travail : Mi-temps annualisé sur les 37 semaines de périodes scolaires correspondant à 21h45 par semaine travaillée. Les horaires peuvent varier en fonction des projets de l'école de musique (concerts des enseignants, Nuit des conservatoires.)
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
