Missions principales :
Vous assurerez, en lien avec la Direction et les Responsables de Secteur, la gestion administrative, financière et commerciale de la structure. Il/elle contribue au bon fonctionnement de l'agence en garantissant un accueil de qualité, un suivi administratif rigoureux et une communication fluide entre les différents interlocuteurs internes et externes, dans le respect des valeurs de la structure : proximité, réactivité, écoute et respect.
Ce poste est un renfort et un soutient pour l'équipe encadrante. Capacité à travailler en autonomie et en équipe
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Réactivité, polyvalence et esprit d'initiative
Aisance relationnelle et écoute active
Travail : lundi, mardi, jeudi et vendredi 9H à 12H30 le mercredi 9H à 12H30 14H à 16H30
Activités et responsabilités :
Accueil physique et téléphonique du public (bénéficiaires, salariés, partenaires)
Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
Transmission des informations en interne et en externe
Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, mails, documents administratifs et comptes-rendus
Numérisation, classement et archivage des dossiers et documents
Gestion des stocks de consommables de bureau et équipements des intervenants
Gestion des clés des domiciles des bénéficiaires
Vérification et saisie des feuilles d'émargement et du badgeage
Gestion de la facturation des bénéficiaires et des différents Tiers Payeurs
Transmission des factures à l'URSSAF pour l'avance immédiate du crédit d'impôt
Saisie des règlements (chèques, CESU, virements, prélèvements)
Réalisation des remises de chèques
Relance des factures impayées
Mise à jour et suivi du classeur des procédures
Assistance administrative auprès des Responsables de Secteur et du directeur
Participation à l'amélioration continue des procédures administratives
Compétences et qualités requises :
Maîtrise de la gestion administrative et financière
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (messagerie, internet)
Bonnes capacités de communication écrite, orale et numérique
Sens de l'organisation et gestion des priorités