CONTEXTE
Dans le cadre de la structuration de notre équipe, nous recherchons un(e) Chargé(e) administratif pour assurer la coordination et le suivi des processus administratifs liés aux formations, aux apprenants et aux formateurs. Le poste est à temps partiel (16 heures/semaine) et en CDI, permettant de sécuriser et d'optimiser le process actuellement géré en freelance.
MISSIONS PRINCIPALES
Coordination administrative des formations
- Vérification des coordonnées des apprenants et de la validité des convocations (présentiel et classe virtuelle)
- Confirmation des sessions aux formateurs et vérification de la signature des contrats de sous-traitance
- Établissement et suivi des contrats de sous-traitance via le logiciel de gestion Dendreo
- Coordination avec les établissements, les apprenants et les formateurs pour le bon déroulement des sessions
- Clôture administrative des formations
Suivi financier et comptable
- Vérification du statut des demandes de financement
- Facturation et recouvrement des dossiers (OPCO, FIFPL, ANDPC, autres)
- Mise en paiement des factures et des salaires
- Rapprochement bancaire et suivi des flux financiers
Logistique et support
- Préparation et expédition des supports de formation et gestion des commandes en ligne
- Coordination entre services internes (commercial, formation, logistique)
- Préparation de supports et outils pour les formations ou événements
Gestion administrative générale
- Tenue et mise à jour des dossiers des salariés, des apprenants ou clients
- Classement et archivage des documents administratifs
- Rédaction et diffusion de courriers, mails, convocations ou comptes rendus
- Gestion du courrier entrant et sortant
Gestion logistique et matérielle
- Commande et gestion des fournitures de bureau et matériels
- Organisation et expédition de supports pédagogiques ou commerciaux
- Suivi des stocks et inventaires
COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire
- Connaissance des modalités de prise en charge des organismes financeurs OPCO EP, ANDPC, FIF-PL
- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
- Connaissance des outils de gestion administrative ou logiciels de formation (Dendreo) est un plus
- Rigueur, organisation et sens du détail
- Capacité à suivre et à gérer plusieurs dossiers simultanément
Savoir-être
- Autonomie et proactivité
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Discrétion et confidentialité sur les données sensibles
- Capacité à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes rapidement
Conditions
Travail 4 matinées / semaine (1 matinée non travaillée à déterminer avec le/la futur/e collaborateur/rice)
Lieu de travail : Pôle autonomie santé de Lattes (locaux neufs avec espace détente, climatisation)
Equipe conviviale avec, si souhaité, des possibilité d'évolution au vu de l'activité de l'établissement
Fermeture de l'établissement 3 semaines en août
Si vous avez envie de nous rejoindre, candidatez et faites nous savoir votre intérêt pour le poste dans une lettre de motivation !
