RESPONSABILITÉS :
Assurer le suivi administratif de la Chaire Smart City
- Accueil physique, téléphonique et messagerie
- Organisation des Comités de pilotage (COPILs)
- Saisie et mise en forme de documents (demande de tarifs, comptes rendus de réunions...)
- Organisation logistique des déplacements (missions nationales et internationales)
- Préparation logistique des manifestations scientifiques du laboratoire (préparation en amont et en assurer le bon déroulement)
- Gestion des inscriptions, commandes, réservations (restaurant, hébergement, réservations de salles, prêt de matériel...)
- Suivi du budget de la Chaire (gestion d'états de frais, établissement de pré-bons de commande ...)
Gérer pédagogiquement les étudiants des diplômes rattachés à la Chaire Smart City
- Gestion des dossiers de candidature
- Planification des emplois du temps
- Organisation des examens
- Gestion des absences
- Gestion des vacataires
PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau minimum BAC, souhaité BAC +2 en gestion administrative
Compétences attendues
- Connaître les règles de gestion administrative et budgétaire
- Connaître l'environnement de l'université et de préférence de l'UFR DSEP
- Maîtrise des outils bureautiques indispensable,
- Capacité à s'adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels (suite office, suite Adobe...)
- Savoir prendre des initiatives
- Être méthodique, savoir s'organiser, hiérarchiser et prioriser dans le cadre d'une polyvalence des activités
- Maîtrise de l'orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles.
- Capacité à se situer et à s'adapter à une organisation (travail en équipe),
- Savoir partager l'information et rendre compte,
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication (prendre des initiatives),
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
- Savoir être à l'écoute des interlocuteurs et analyser leur demande, avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner
Contrat - Conditions d'exercice
- Début de contrat prévisible : à partir du 07 septembre
- Fin de contrat prévisible : 31 août 2027
- CDD catégorie B Technicien, 1 an, renouvelable
- Temps partiel : 60%
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Rémunération : 1122€ brut mensuel (60%)
