Placé sous la responsabilité hiérarchique de l'économe diocésain, la maîtresse de maison a pour mission principale la mise en œuvre des orientations afin de permettre le bon accomplissement des deux fonctions de la Maison Diocésaine / Evêché : l'accueil spirituel et le travail pastoral des services.
LES MISSIONS :
- Elaboration, mise en œuvre et suivi du programme annuel d'activités en lien avec les responsables de service.
- Elaboration, mise en œuvre et suivi du budget de la maison en lien avec l'économe diocésain.
- Animation et management général de la maison en prêtant une attention particulière à l'accueil tant des personnes (occupants réguliers, participants aux sessions, visiteurs) que des mouvements partenaires ou hébergés
- Mise en œuvre des actions et moyens nécessaires au rayonnement de la maison dans le diocèse et à l'extérieur du diocèse en lien avec le service communication.
- Accompagnement des personnes, des fournisseurs, des prestataires et des sous-traitants, au service de la maison.
LES ACTIONS AFFERENTES AUX MISSIONS :
1/ Management et gestion : il/elle organise et rédige les procédures afin d'assurer le bon fonctionnement général de la maison/Evêché : accueil physique, téléphonique, réservation salles, restauration, hébergement, entretien, gestion budgétaire.
Plus spécifiquement :
- En lien avec la communauté des sœurs, il/elle :
. Organise l'accueil physique, téléphonique ; la réception des livraisons et du courrier ; il/elle veille à ce que l'espace soit chaleureux et ouvert à tous
. Supervise la réservation des salles, restauration, hébergement en ayant une vigilance particulière sur le planning des réservations afin d'anticiper les moyens humains et logistiques nécessaires et optimiser l'occupation des locaux disponibles.
- En lien avec l'agent d'entretien et la responsable immobilier du diocèse, il/elle veille au bon entretien général des bâtiments, mène une veille et fait remonter les besoins, participe à la coordination des interventions.
- Il/elle planifie et coordonne les interventions du personnel d'entretien des locaux et/ou prestataires de service afin de maintenir les lieux en bon état de propreté et favoriser de bonnes conditions d'accueil (planning, gestion des stocks). Il/elle garantit l'application des règles de droit social et autres obligations notamment dans les domaines de l'hygiène et de la sécurité.
2/ Rayonnement et développement :
- Il/elle rencontre régulièrement les différents mouvements chrétiens et les services du diocèse afin d'être à l'écoute de leurs attentes et leur proposer les services de la maison. De la même manière et avec les mêmes objectifs, il/elle rencontre et diffuse l'information aux paroisses.
- Soucieux du rayonnement et de l'équilibre budgétaire de la maison, il/elle organise des manifestations et des animations qui y contribuent.
Compétences et qualités
- Connaissance de l'Eglise et de son organisation. La connaissance du diocèse de Beauvais serait un plus.
- Capacité à manager dans un environnement associatif complexe et multi-partenarial.
- Connaissance de la réglementation applicable à un établissement recevant du public (hygiène, sécurité, accessibilité, .)
- Ce poste requiert une écoute attentive, bienveillante et empathique, une présentation soignée et souriante.
- Il/elle dispose de qualités relationnelles et fait preuve de discrétion et d'adaptation en se mettant au service de tout interlocuteur, dans un esprit de charité. Il/elle a le sens de l'autre et des responsabilités et est doté(e) de qualités organisationnelles. Il/elle est rigoureux (se) et rend compte facilement du travail effectué.
