Le poste
Dans le cadre du développement de notre entreprise spécialisée dans le bâtiment, nous recherchons une secrétaire administrative expérimentée dans le secteur du bâtiment, pour un poste en CDI à mi-temps.
Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, autonome et rapidement opérationnelle.
Expérience - INDISPENSABLE
Une expérience professionnelle dans le secteur du bâtiment est indispensable.
La candidate devra connaître les principales tâches administratives liées au bâtiment, notamment :
Devis et facturation
Suivi administratif des chantiers
Situations de travaux
Commandes et relations fournisseurs
Suivi des règlements et relances clients
Relations avec les sous-traitants
Gestion des documents administratifs liés aux chantiers
Missions principales
Gestion administrative
Accueil téléphonique et gestion des e-mails
Gestion du courrier
Classement et archivage des documents
Rédaction de courriers et documents administratifs
Mise à jour des dossiers clients et fournisseurs
Gestion des agendas et prise de rendez-vous
Clients et facturation
Réception et traitement des demandes clients
Préparation et envoi des devis
Suivi des devis
Préparation et envoi des factures
Suivi des règlements
Relance des impayés
Gestion des échanges avec les clients
Suivi des chantiers
Création et suivi des dossiers chantiers
Suivi administratif des travaux
Préparation des documents nécessaires aux chantiers
Suivi des commandes et livraisons
Suivi des plannings
Coordination des informations entre clients, fournisseurs et équipes
Fournisseurs et sous-traitants
Demande de devis fournisseurs
Passage et suivi des commandes
Vérification des factures fournisseurs
Suivi des documents administratifs des sous-traitants
Suivi des attestations et documents obligatoires
Comptabilité
En lien avec le cabinet comptable :
Préparation et classement des pièces comptables
Classement des factures clients et fournisseurs
Suivi des règlements
Préparation des éléments comptables
Transmission des documents au cabinet comptable
Compétences recherchées
Expérience confirmée dans le secteur du bâtiment
Maîtrise de Word, Excel et de la messagerie électronique
Bonne capacité rédactionnelle
Bonne organisation administrative
Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers
Bonne communication téléphonique
Connaissance des devis, factures et situations de travaux
Qualités recherchées
Nous recherchons une personne :
Sérieuse et fiable
Organisée et rigoureuse
Autonome et réactive
Discrète et respectueuse de la confidentialité
À l'aise avec les clients et les fournisseurs
Ayant le sens des priorités
Conditions du poste
Contrat : CDI
Temps de travail : mi-temps
Rémunération : SMIC, selon la durée du travail
Mutuelle d'entreprise
Prise en charge d'une partie du Pass Navigo
Horaires : à définir
Lieu de travail : Paris 15
Prise de poste : Dés que possible
Une expérience dans le bâtiment est indispensable pour ce poste.
Code ROME : M1605
Le Secrétaire technique assure la coordination et l'efficacité des projets techniques.
Assiste les ingénieurs et techniciens dans la gestion administrative des projets
Prépare et organise les dossiers techniques et les réunions de projet
Rédige des comptes rendus et assure le suivi des communications internes et externes
Gère l'agenda et coordonne les rendez-vous et les déplacements des membres de l'équipe technique
Maintient à jour les bases de données techniques et archive les documents importants
Peut participer à la gestion des appels d'offres et à la préparation des contrats techniques
