Le Carrefour social et culturel d'Uckange recrute un(e) secrétaire administrative à temps partiel (20 heures hebdomadaires), dans le cadre du remplacement d'une salariée.
Dans un centre social, l'accueil est une mission centrale. Il constitue souvent le premier point de contact entre les habitants et la structure.
En tant que secrétaire administrative, vous serez au contact direct des usagers, que vous accueillerez physiquement et par téléphone. Votre rôle sera de les écouter, de les informer sur les activités et services proposés par le Carrefour social et culturel, et de les orienter vers les bons interlocuteurs et les services adaptés à leurs besoins.
Vous aurez également à assurer :
- La gestion des inscriptions et des adhérents
- Inscrire les usagers sur le logiciel de gestion des adhérents Bel Ami ;
- Constituer et suivre les dossiers des adhérents ;
- Assurer le suivi des demandes et la mise à jour des informations.
- Le secrétariat courant et la réalisation de tâches administratives
- Circulation des informations en interne ;
- Le classement, l'archivage et le suivi des documents ;
- Réalisation de tâches administratives sur le pack office
Le profil recherché :
Vous disposez de bonnes capacités relationnelles et d'écoute et savez accueillir des personnes aux profils et aux demandes variés et vous faites preuve de rigueur dans l'exécution des tâches.
Compétences et qualités attendues :
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques ;
- La connaissance du logiciel Bel Ami ou d'autres logiciel de gestion des adhérents serait un atout ;
- Organisation et autonomie dans le suivi des tâches administratives ;
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec l'ensemble des salariés ;
- Une connaissance du fonctionnement des centres sociaux et/ou du milieu associatif serait appréciée.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
