Missions :
Il/Elle assure le bon fonctionnement administratif de l'association en garantissant un accueil de qualité, la gestion des dossiers et le suivi des activités administratives. Elle contribue à la continuité et à la qualité des services rendus aux bénéficiaires en facilitant les échanges entre les usagers, les salariés, les bénévoles, les partenaires et les instances de l'association. Par son organisation, sa rigueur et sa polyvalence, elle participe au bon déroulement de l'activité dans le respect des procédures du réseau ADMR.
Périmètre d'intervention :
Association locale SSIAD ADMR AITON
1. Assurer l'accueil et le secrétariat
- Accueillir, informer les bénéficiaires, les familles et les partenaires.
- Gérer les courriers, courriels et documents administratifs.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.
- Répondre aux demandes courantes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents
2. Assurer la gestion administrative et logistique
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs et organiser l'archivage.
- Planification hebdomadaire des tournées au personnel soignant.
- Assurer le suivi documentaire selon les procédures en vigueur.
- Saisie des déclarations mensuelles règlementaires sur le téléservice RESID-ESMS
- Approvisionnement des fournitures administratives et médicales.
- Gestion du parc automobile : suivi des contrats sous la responsabilité de l'IDEC, suivi des pneumatiques et entretien divers, suivi de l'état et suivi du matériel, suivi des KM, déclaration des accidents et suivi des réparations en lien avec le garagiste et l'assurance.
- Gestion des locaux (intervenant extérieur incendie et entretiens divers)
- Suivi de la flotte de téléphones mobiles et attribution aux salariés et mise à jour des répertoires
3. Apporter un appui à la gestion des ressources humaines
- Constituer les dossiers administratifs des salariés en binôme avec la secrétaire de direction.
- Préparer les éléments administratifs (livret d'accueil) et l'équipement des nouveaux embauchés en binôme avec la secrétaire de direction.
4. Participer au suivi administratif et financier
- Enregistrement, saisie de la facturation des IDEL et assurer les transmissions nécessaires vers les services compétents.
5. Contribuer à la vie associative
- Participer aux assemblées générales et contribuer à leurs préparations.
6. Participer à la démarche qualité
- Appliquer les procédures internes.
- Contribuer à la qualité des prestations administratives.
- Participer aux démarches d'amélioration continue.
- Préparation et diffusion de l'enquête de satisfaction auprès des usagers et analyse
- Veiller au respect du RGPD et des règles de confidentialité
Profil
Titulaire d'un diplôme Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative.
Poste à temps partiel 0.60 ETP
Merci d'envoyer un CV et une lettre de motivation par mail à ssiadcombe@fede73.org
Code ROME : M1216
Le secrétaire général est un cadre de haut niveau qui joue un rôle central dans la gestion administrative et stratégique de l'organisation, assurant la responsabilité d'une large gamme de fonctions allant de la coordination des activités internes à la gestion des relations avec les parties prenantes externes.
Coordonne les différentes directions de l'entreprise pour assurer la cohérence des actions
Supervise la préparation des dossiers stratégiques et assure leur suivi
Participe à la définition des orientations stratégiques et à leur mise en œuvre
Assure la liaison entre le conseil d'administration et les différentes parties prenantes de l'entreprise
Veille au respect des obligations légales et réglementaires de l'entreprise
Peut représenter l'entreprise lors d'événements officiels ou de négociations importantes
