OTODEC exerce les activités suivantes :
- Casse automobile et dépollution de véhicules hors d'usage (VHU)
- Vente de pièces détachées d'occasion (PDO) - comptoir, téléphone et en ligne
- Vente de véhicules d'occasion (VO)
- Réparations automobiles et prestations d'atelier
La secrétaire comptable est un pivot central de l'organisation : elle assure la gestion administrative et comptable de l'ensemble de ces activités.
MISSIONS PRINCIPALES
A. Accueil et secrétariat général
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, devis, bons de commande, factures)
- Classement, archivage et gestion des dossiers administratifs
- Suivi du planning de l'atelier et prise de rendez-vous
B. Gestion comptable et financière
- Saisie des écritures comptables (achats, ventes, banque, caisse)
- Facturation clients : réparations, ventes de pièces, cession de VO
- Suivi des règlements clients et relances en cas d'impayés
- Rapprochements bancaires et suivi de trésorerie
- Gestion des factures fournisseurs (pièces, équipements, prestations)
- Préparation des éléments pour les déclarations de TVA
- Transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
C. Gestion spécifique aux activités automobiles
- Suivi administratif des dossiers de rachat et cession de VHU (certificats de dépollution, avis de déclassement)
- Gestion des cartes grises et certificats de cession pour les VO
- Suivi des bons de réception et de sortie des pièces détachées
- Participation à la gestion des stocks (enregistrement des entrées/sorties de pièces)
- Suivi des ordres de réparation (OR) et facturation atelier
- Gestion des garanties et des litiges clients sur pièces et réparations
D. Gestion RH et sociale (selon organisation)
- Collecte des éléments variables de paie et transmission au gestionnaire de paie ou cabinet
- Suivi des contrôles techniques, visites médicales et formations obligatoires
- Gestion des absences, congés et heures supplémentaires
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise d'un logiciel de comptabilité (Pennylane)
- Bonne connaissance de la comptabilité générale et de la TVA
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
- Connaissance du secteur automobile appréciée (VHU, VO, atelier)
- Notions de gestion de stock appréciées
Qualités personnelles
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et confidentialité
- Polyvalence et réactivité
- Bon sens du relationnel et de l'accueil client
- Autonomie et capacité à gérer les priorités
5. PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Bac Pro Gestion-Administration, BTS Comptabilité Gestion, BTS SAM ou Titre Professionnel Secrétaire Comptable
Expérience : Expérience en PME souhaitée - connaissance du secteur automobile est un plus
Logiciels : Outils Google, Penylane, OPISTO
