Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.
Dans le cadre d'un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
1) Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles
- Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social
- Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations
- Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants
- Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants
- Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil
- Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu
2) Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien
- Assure le secrétariat courant du centre :
o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
o gestion des courriels et transmission des informations en interne
o suivi des plannings et réservations de salles
- Réalise des travaux bureautiques :
o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,
o classement, archivage et rangement
- Gère les fournitures de bureau et produits consommables
- Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
- Apporte un soutien administratif à la direction
3) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs.
- Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
o gestion des adhésions
o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)
o suivi des réservations et de la fréquentation
- Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
- Contrôle les présences et les paiements
- Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
- Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement
- Assure le suivi administratif des règlements des adhérents
4) Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
- Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
- Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
- Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
- Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées
5) Participe à la vie et à l'animation du centre
- Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
- Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
- Prépare et participe aux animations et événements du centre
