Le/la secrétaire assiste le chef d'établissement ou le secrétaire de l'EPLE, dans l'organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat. Le/la secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires à la gestion du service et à la prise de décision.
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
. Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
. Organiser son travail en respectant les calendriers et les procédures
. Appliquer des procédures et des règles administratives
. Inscrire son travail dans une organisation collective et un cadre hiérarchique, coopérer au sein d'une équipe et rendre compte de son activité
. Être en relation avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, familles), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (Rectorat, autres EPLE...)
. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
. Savoir retransmettre avec précision et clarté
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
. Sens des responsabilités, discernement et sens des initiatives
. Aisance orale et capacité d'adaptation vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
. Savoir être autonome et savoir rendre compte
. Savoir se positionner dans son environnement
. Dynamisme, rigueur et efficacité
. Discrétion et courtoisie
Conditions particulières d'exercice :
Dans le cadre de ses fonctions, l'agent est tenu au respect des mêmes obligations que les titulaires de la fonction publique, au principe de laïcité, au respect de l'individu et doit se comporter de façon éthique et responsable.
Profil recherché :
Vous êtes titulaires d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative ou secrétariat ou vous disposez d'une expérience équivalente dans le domaine du secrétariat.
Vous avez un bon relationnel et une capacité d'organisation, de prise d'initiatives et d'anticipation. Vous avez également des qualités rédactionnelles.
