Mission principale: assurer le support administratif, commercial et opérationnel de l'entreprise.
Véritable interface entre le terrain (équipes de maçons, conducteurs de travaux), les fournisseurs et les clients, il/elle garantit la fluidité de l'information et le suivi rigoureux des dossiers de chantier.
Missions principales:
1. Gestion Administrative et RH
Accueil : Gestion des appels téléphoniques et accueil des clients/partenaires.
Secrétariat classique : Rédaction de courriers, gestion des e-mails et archivage des documents.
Suivi du personnel : Collecte et saisie des pointages des compagnons, gestion des absences, et préparation des éléments variables pour la paie (heures supplémentaires, paniers, déplacements).
2. Gestion Commerciale et Facturation
Cycle de vente : Aide à l'établissement des devis (en lien avec la direction ou le conducteur de travaux) et envoi des offres.
Facturation : Établissement des factures (factures de situation, factures de solde) et suivi des encaissements.
Recouvrement : Suivi des comptes clients et relances en cas d'impayés.
Appels d'offres : Constitution des dossiers administratifs pour les marchés publics ou privés.
3. Suivi Opérationnel et Logistique
Achats : Passage des commandes de matériaux (ciment, agrégats, éléments de maçonnerie) et suivi des livraisons.
Contrôle : Vérification de la conformité des bons de livraison par rapport aux commandes.
Sous-traitance : Constitution et suivi des dossiers administratifs des sous-traitants (attestations de vigilance, assurances, contrats).
Profil recherché
Maîtrise de la bureautique : Pack Office (particulièrement Excel pour le suivi des heures et des coûts).
Gestion administrative : Maîtrise des processus de facturation et des règles de gestion de base.
Bonne compréhension du vocabulaire technique de la maçonnerie et du bâtiment.
Rigueur et organisation : Capacité à gérer des priorités multiples et à tenir les échéances de facturation.
Polyvalence : Aptitude à passer de la gestion administrative pure au suivi logistique de chantier.
Sens relationnel : Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés (ouvriers, clients, fournisseurs, architectes).
Autonomie : Capacité à organiser son travail de manière proactive.
Code ROME : M1605
Le Secrétaire technique assure la coordination et l'efficacité des projets techniques.
Assiste les ingénieurs et techniciens dans la gestion administrative des projets
Prépare et organise les dossiers techniques et les réunions de projet
Rédige des comptes rendus et assure le suivi des communications internes et externes
Gère l'agenda et coordonne les rendez-vous et les déplacements des membres de l'équipe technique
Maintient à jour les bases de données techniques et archive les documents importants
Peut participer à la gestion des appels d'offres et à la préparation des contrats techniques
