Dans le cadre d'un remplacement, Le GAP - Etablissement Le Gîte, au sein du Réseau Insertion et Avenir, recherche un(e) Secrétaire éducatif(ve) en CDD à mi-temps.
Rattaché(e) au Responsable du Réseau Insertion et Avenir et au cadre administratif, vous assurez un rôle central d'accueil, de gestion administrative et de soutien aux équipes éducatives accompagnant les jeunes.
Vos missions
1. Accueil et secrétariat général
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et contribuez au bon fonctionnement administratif du service :
- Assurer la permanence téléphonique ;
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, partenaires, jeunes et professionnels ;
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier ;
- Transmettre les appels et les demandes aux interlocuteurs concernés.
2. Suivi administratif de l'établissement
Vous participez à la gestion administrative courante, notamment :
- Le suivi des véhicules de l'établissement ;
- La mise à jour des tableaux de suivi (contrôles techniques, assurances, cartes grises, doubles de clés, cartes carburant, badges de télépéage, etc.) ;
- L'alerte auprès des responsables sur les échéances administratives à venir ;
- La coordination avec les équipes et le siège pour garantir la conformité des documents.
3. Secrétariat éducatif
En lien étroit avec les équipes éducatives, vous assurez un appui administratif pour les services de :
- Semi-autonomie ;
- Appartements extérieurs ;
- Restaurant associatif.
À ce titre, vous êtes amené(e) à :
- Assurer le suivi administratif des dossiers des jeunes ;
- Rédiger et mettre en forme courriers, convocations, notes administratives et conventions de stage selon les procédures établies ;
- Participer au suivi logistique des services (plannings, échéances, tableaux de suivi, notes éducatives, etc.) ;
- Contribuer à la facturation mensuelle des trois services ;
- Assurer ponctuellement un relais sur d'autres missions de secrétariat éducatif en cas d'absence.
4. Missions complémentaires selon les besoins du service
Selon l'organisation mise en place, vous pourrez également contribuer à certaines tâches de suivi administratif et comptable liées aux dossiers des jeunes, notamment la mise à jour de tableaux de suivi et le contrôle de données administratives.
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative, et vous justifiez idéalement d'une expérience dans le secteur social, éducatif ou médico-social.
Compétences attendues :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
- Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossiers ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Sens de l'organisation et rigueur ;
- Aptitude à gérer plusieurs tâches en parallèle.
Qualités personnelles :
- Excellent relationnel et sens de l'accueil ;
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
- Autonomie ;
- Capacité à travailler en lien avec une équipe pluridisciplinaire ;
- Réactivité et sens des priorités.
Conditions du poste
- Contrat : CDD de remplacement renouvelable
- Temps de travail : mi-temps (17h30 par semaine)
- Lieu d'exercice : Wasquehal
- Prise de poste : dès que possible
- Rémunération : selon la convention collective 66
Dans le cadre de notre politique inclusive, toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.
