RESPONSABILITÉS :
La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux.
Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.
Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.
Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 2 psychologues, 1 cadre de santé.
Les missions :
- Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;
- Gestion des appels téléphoniques;
- Gestion de la messagerie électronique du service;
- Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);
- Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);
- Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.
- Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;
- Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;
- Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;
- Saisie de données.
PROFIL RECHERCHÉ :
Qualifications
- Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;
- Expérience souhaitée.
Compétences
- Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;
- Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;
- Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;
- Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;
- Maitrise du Pack Office indispensable.
Savoir être
- Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
- Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;
- Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;
- Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.
Conditions
- Poste à mi-temps, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 14 CA sans RTT sur la base d'une année pleine.
- Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;
- Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;
- Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;
