Nous recherchons pour l'un de nos clients, un secrétaire / standardiste h/f à temps partiel, dans le cadre d'un remplacement. Temps de travail entre 18 et 21 heures par semaine.
Vos missions :
- Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
- Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent.)
- Accueil téléphonique et/ou physique des clients, visiteurs, intervenants
- Filtrer les appels téléphoniques et faire face aux éventuelles urgences,
- Transmettre les communications ou mettre en attente,
- Capacité à prendre des notes pertinentes et des messages, transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l'entreprise
- Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique de l'entreprise
- Affranchissement du courrier, réception et distribution de fax et du courrier
- Préparation des salles de réunion
- Prise de rendez-vous
- Assurer les tâches courantes de bureautique
Profil recherché :
- Maîtrise courante impérative de la langue allemande
- Bonne maîtrise de l'anglais
- Expérience significative sur un poste similaire
Code ROME : M1614
Le Standardiste, un rôle essentiel dans la communication et la première impression des clients de l'entreprise.
Répond aux appels entrants et oriente les interlocuteurs vers les services appropriés
Prend en charge la gestion des messages téléphoniques pour les différents services de l'entreprise
Peut être amené à effectuer des tâches administratives simples comme la prise de rendez-vous ou la gestion de l'agenda
Maintient à jour les informations de contact et les listes de diffusion internes
