Vous contribuez au déroulement des activités associatives locales en assurant l'accueil, en réalisant des tâches logistiques et administratives
Vos missions principales :
- Accueil
- Information
- Gestion administrative
- Logistique
- Travail en équipe et participation à la vie associative
Vos principales qualités :
- Ecoute
- Aisance relationnelle
- AdaptabilitéVous intégrerez une équipe d'une dizaine de personnes.
Les missions essentielles détaillées :
- Standard téléphonique
- Accueil physique
- Utilisation du logiciel interne Acteur Plus : adhésions - dons
Enregistrement des adhésions simples, familiales, abonnement à Faire-Face
Enregistrement des dons des adhérents ou bénévoles et des abandons de frais des bénévoles
Suivi des adhérents en carence : envoyer lettre de relance tous les 2 mois
Mises à jour : adresse, tél, mail ou NPAI en cas du retour du courrier
Duplicata des cartes d'adhésion et des reçus fiscaux
- ALIZE : service donateurs
Procédure pour les dons des non adhérents
Transmission par mail au service donateurs du siège
Suppression d'un donateur s'il est décédé, s'il ne veut plus être sollicité
Envoi d'un reçu fiscal
Envoi d'une lettre type de remerciement
- Courrier
Ouvrir la boîte aux lettres en début d'après-midi et dispatcher le courrier dans les banettes
Affranchir le courrier quotidien
Commander les cartouches pour la machine à affranchir à DOC'UP
Vérifier le stock d'enveloppes
- Planning et réservation des salles et des véhicules
- Documentation à l'accueil
Mettre à jour régulièrement et vérifier qu'il y a bien les brochures essentielles (sur la délégation, sur l'association, CAP, Faire-Face.)
- Magazine LE CAP
Editer les étiquettes pour l'envoi aux adhérents qui n'ont pas de mail ou qui souhaitent l'avoir en version papier, pour le Rhône et l'Ain
Mise sous pli tous les 3 mois avec l'aide d'un bénévole
Affranchissement (contrat DESTINEO)
Dépôt des enveloppes affranchies à la poste
- Logistique
Garant de la propreté des locaux ; lien avec le prestataire de ménage
Commande de certains produits chez ORAPI papier toilette, papier pour le distributeur de la cuisine et de la salle d'eau
Sortir les poubelles si besoin les lundi soir ou jeudi soir (passage les mardis et vendredis)
Vérifier le stock de café, thé, sucre, liquide vaisselle et voir pour l'organisation des courses
