L'assistant(e) du service assiste le chef de service et assure l'organisation logistique et administrative du service.
Au sein d'un service comprenant 2 unités et intervenant sur un territoire de 245 communes et 500 000 habitants, il/elle est rattaché(e) hiérarchiquement au chef du service aménagement Nord-Ouest, entité composée de 16 personnes.
Basé(e) à Vienne, il/elle travaille en collaboration directe avec l'ensemble des agents du service. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat de direction de la Direction départementale des territoires (DDT) basée à Grenoble, les secrétariats des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des deux sous-préfectures d'arrondissement de Vienne et de La Tour du Pin.
Missions :
Gestion logistique et administrative du service :
- gestion des appels téléphoniques
- accueil physique
- gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service
- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- gestion de la boîte mail fonctionnelle du service : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations
- suivi de la procédure de contribution à l'avis de l'Autorité environnementale
- participation aux réunions de service et aux réunions cadres SANO (rédaction du compte-rendu)
- classement, archivage
- liaison avec l'agent d'entretien intervenant sur le site
- gestion globale des 6 véhicules de service (entretiens, réparations)
- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, saisie des tableaux de grève
- gestion logistique du site : commande de fournitures, timbres, consommables, produits d'entretien
- interlocuteur privilégié du secrétariat général commun département de l'Isère : remontée et suivi des problèmes bâtimentaires, accueil des entreprises en lien avec la direction du service
Assistance du chef de service :
- organisation des déplacements du chef de service
- organisation des bilatérales du chef de service
Compétences :
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (tableur, traitement de textes.)
Curiosité
Rigueur et sens de l'organisation.
Sens des relations humaines.
Discrétion
Prise d'initiative
Savoir-Faire
Maîtriser l'outil informatique
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (tableur, traitement de texte...)
Maîtriser une messagerie numérique (email)