Le/la secrétaire de direction aide ou remplace l'assistante de direction et assure l'organisation logistique et administrative de la direction.
Au sein de la direction départementale des territoires comprenant sept services et une direction composée d'un directeur, d'une directrice adjointe, d'un cabinet composé de 5 personnes, le/la secrétaire de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de cabinet.
Basé(e) à Grenoble, il/elle travaille en collaboration directe avec les membres du comité de direction. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et de la préfète. Le/la secrétaire de direction est également en contact avec les secrétariats des partenaires de la DDT (EPCI, communes, acteurs socio-professionnels, associations).
Le/la secrétaire de direction au sein du réseau de secrétaires de la DDT peut assurer l'appui, et l'intérim en leur absence, des assistantes des services de la DDT.
Missions :
Gestion administrative et logistique de la direction :
- gestion des appels téléphoniques
- accueil physique
- gestion des courriers entrant et sortant selon la procédure en vigueur dans le service et diffusion des revues périodiques
- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction : transfert des éléments et réponse directe à des sollicitations
- participation aux réunions agenda de direction, réunion du cabinet
- préparation et constitution de dossiers des réunions avec direction
- classement, archivage
- suivi des agendas des directeurs et directeur de cabinet
- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, CET, régularisation horaire de l'encadrement (directeurs, directeur de cabinet, chefs de service)
- publication au Recueil des actes administratifs
- gestion logistique du site en lien avec cabinet et le Secrétariat Général Commun
- rédaction de courriers et courriels simples
- suivi des parapheurs visés par la direction
- interface avec les services de la DDT, les secrétariats du corps préfectoral, des directions régionales Etat et des partenaires de la DDT
Assistance des directeurs et directeur de cabinet:
- organisation des déplacements
- organisation des bilatérales avec le corps préfectoral, le conseil départemental et les EPCI
- suivi des échéances : dialogue social
- suivi des achats Carte Bancaire