Intitulé du poste : Chargé du secrétariat et de l'accueil
Localisation du poste : Auxonne
Chargé du secrétariat et de l'accueil
Liaisons hiérarchiques :
Rapporte à : Directeur Général Adjoint
Description générale du poste :
Organiser pour la Communauté de Communes le traitement et la circulation de l'information, des documents, et des communications téléphoniques.
Missions principales :
Ses principales missions seront les suivantes :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers,
Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les messages
Enregistrer et traiter le courrier entrant/sortant - récupération et dépôt au centre de tri chaque jour.
Assurer un support aux autres services (Facturation, technique..)
Activités et Tâches :
Ses principales tâches et activités seront les suivantes :
Accueil physique et téléphonique des usagers ;
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
Enregistrement et traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
Support au service Facturation (scan, dépôt des factures à la trésorerie, réponse aux demandes et emails des usagers, etc.) ;
Gestion des réservations de véhicules de service en suppléance avec le service technique ;
Appui aux autres services de la collectivité en tant que de besoin
* liste des missions non exhaustive et pouvant évoluer selon les besoins du service
Compétences requises pour le poste :
Compétences Humaines
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Réactivité, logique et méthode, précision
Ecoute et disponibilité
Polyvalence
Compétences professionnelles
Bonne maîtrise de la bureautique,
Sens du service public,
Bonne communication orale et écrite,
Capacité d'organisation et d'adaptation,
Esprit d'initiative,
Respect de la hiérarchie et sens des responsabilités.
Sens des relations humaines : contact quotidien à l'usager
