Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'association, en apportant un appui transversal (administratif, subventions, événements institutionnels). La secrétaire assistante polyvalente (H/F) est l'interlocutrice privilégiée pour la gestion quotidienne, la circulation des
informations et le suivi des dossiers.
Accueil & gestion courante
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (clubs, comités, partenaires, licenciés, institutions).
- Gérer le standard téléphonique, les mails génériques et le courrier.
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservations, convocations, salles, visio).
Administration & secrétariat
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents (courriers, comptes rendus, convocations, notes).
- Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs.
- Suivi administratif des subventions.
- Suivi et mise à jour du dossier Sésame.
- Organisation et préparation des Conseils d'Administration, séminaires et Assemblées Générales (convocations, dossiers préparatoires, logistique, votes, PV).
Suivi financier de base
- Traitement des notes de frais, factures simples et devis (en lien avec le service comptable).
- Préparation et classement des piècesjustificatives.
Compétences relationnelles
→ Travail en équipe : collaborer efficacement avec collègues, bénévoles, dirigeants.
→ Adaptabilité : ajuster sa communication selon le profil de l'interlocuteur.
→ Gestion des conflits : savoir désamorcer une tension avec diplomatie.
→ Discrétion : garder confidentielles certaines informations sensibles.
→ Sens du service : chercher à apporter une solution ou un soutien à la personne.
Temps de travail : mi-temps (en présentiel les mardi et jeudi à Aix-en-Provence, le jour de
la ½ journée de télétravail sera à déterminer en fonction des besoins).
→ Expérience dans le secrétariat souhaitée.
→ Expérience en structure associative ou sportive appréciée.