CDD à 82.13 % + RTT
Selon les profils, une formation dans le cadre d'une POEI de 300 h peut être proposé avec France Travail.
Au sein de l'équipe permanente et en lien avec la chargée des formations, vous aurez à charge des missions d'accueil, de secrétariat pédagogique et d'assistance à la formation.
PRINCIPALES MISSIONS :
1. Accueil
Mission : Accueillir, renseigner / informer et inscrire
Activités principales :
- Accueil physique, téléphonique et par mail : information sur l'offre loisirs, la formation professionnelle, le fonctionnement de la structure et les outils en ligne (planning, compte ALGEM).
- Gestion des inscriptions loisirs et suivi administratif des élèves.
- Suivi du courrier, des fournitures, des abonnements (internet, téléphonie.) et des outils partagés (photocopieur, bibliothèque, matériel pédagogique.).
- Gestion quotidienne du planning des salles et ouverture et bonne tenue des locaux.
- Appui à la communication interne (affichage.) et à l'organisation de la vie associative (CA, AG).
2. Secrétariat pédagogique
Mission : Gestion du secrétariat pédagogique
Activités principales :
- Référent-e logiciel ALGEM : paramétrage, assistance aux utilisateurs, suivi de maintenance.
- Planification et suivi des emplois du temps des enseignants et des élèves (cours, stages, concerts, master class.).
- Gestion des absences, remplacements, émargements (SoWeSign, feuilles papier) et suivi de l'assiduité.
- Suivi administratif des dossiers élèves (inscriptions, contrats, justificatifs, attestations.).
- Suivi des règlements (pro et loisirs), lien avec la comptabilité, gestion des demandes de remboursement.
- Organisation des événements pédagogiques (Portes Ouvertes Formations, Open School.).
- Production et mise à jour de documents et statistiques liés aux cours loisirs.
3. Assistance à la formation
Mission : Conception d'outils et soutien à l'organisation pédagogique
Activités principales :
- Conception des plannings hebdomadaires et des échéanciers de paiement (enseignants/élèves) en lien avec les inscriptions, les effectifs et les maquettes de formation.
- Création et amélioration d'outils de suivi (SoWeSign, EOS.), d'évaluation et de pilotage pédagogique.
- Organisation des étapes de sélection et concours (dossiers, convocations, jurys, résultats).
- Mise à jour des documents officiels : contrats, règlements, CGV, échéanciers de paiement.
- Contribution au suivi de la satisfaction des élèves (pros et loisirs).
COMPETENCES TECHNIQUES
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel.)
- Bonne expression écrite et orale
- Connaissance de l'offre et des activités de la structure ou capacité à les assimiler rapidement
- Capacité à concevoir des outils de travail efficaces (papier ou numérique)
- Gestion rigoureuse des dossiers administratifs et pédagogiques
- Aptitude à coordonner des actions avec différents interlocuteurs
- Capacité à gérer des situations complexes ou délicates avec calme et discernement
APTITUDES PROFESSIONNELLES
- Qualités d'écoute et de communication
- Sens de l'initiative et capacité d'anticipation
- Rigueur et autonomie dans l'organisation du travail
- Aisance relationnelle et goût du contact
- Discrétion et respect du devoir de réserve
- Esprit d'équipe et coopération
- Ouverture d'esprit et adaptabilité
Attention environnement de travail bruyant