Vous assurez un accueil de qualité, bienveillant et professionnel, au service de tous les publics fréquentant la structure : familles, enfants, jeunes, seniors, personnes en situation de précarité, migrants.
Vous gérez les inscriptions, encaissements, renseignements et diverses tâches administratives, en lien avec le logiciel de gestion spécifique (INoé).
Sous l'autorité de la direction vous aurez pour missions.
1. Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, orienter et renseigner les publics avec écoute et disponibilité
- Gérer le standard téléphonique (prise de messages, renvois d'appels, réponses aux demandes courantes)
- S'assurer du confort d'attente et d'orientation des usagers dans la structure
- Créer un climat chaleureux et respectueux, facilitant l'accès aux services
2. Inscriptions et gestion des adhésions :
- Réaliser les inscriptions aux activités et ateliers
- Créer ou mettre à jour les fiches adhérents dans le logiciel INoé
- Suivre les dossiers d'adhésion et les justificatifs demandés
- Accompagner les usagers dans la compréhension des démarches administratives ou numériques si besoin
3. Tenue de la caisse et encaissements :
- Assurer les encaissements (espèces, chèques, CB)
- Tenir à jour la caisse journalière, réaliser les remises et assurer la traçabilité
- Émettre les reçus et justificatifs pour les usagers
- Être en lien avec le service comptable
4. Gestion administrative courante :
- Réceptionner et trier le courrier arrivé
- Réaliser de petits travaux de bureautique (courriers, saisies, étiquettes.)
- Suivre des tableaux de bord simples
- Appuyer ponctuellement l'équipe dans d'autres tâches liées à l'accueil et la logistique
- Archivage et archivage numérique
5. Divers :
- Achats divers
- Déplacement à la poste
- Formation continue
PROFIL RECHERCHÉ
* Savoir-faire :
- Expérience en accueil ou secrétariat indispensable
- Bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel)
- La connaissance du logiciel INoé est un atout (formation possible)
- Aisance dans la gestion de caisse
- Capacité à s'adapter aux demandes variées des publics
* Savoir-être :
- Très bon relationnel et sens de l'écoute
- Capacité à accueillir tout type de public avec respect et bienveillance (familles, migrants, seniors, jeunes...)
- Sang-froid, polyvalence et bonne composition
- Rigueur et fiabilité dans le suivi des tâches
- Esprit d'équipe, capacité à s'insérer dans une organisation collective
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Conditions particulières :
- Travail certains samedis et en soirée selon les besoins
- Modulation du temps de travail en fonction des périodes (activités, vacances scolaires.)
