La Direction des Maisons de l'Enfance et de la Famille (DIMEF) a pour mission d'accueillir toute l'année (24h/24h et 365 jours par an) et en urgence, tous les mineurs confiés à la Présidente du Conseil départemental soit par l'autorité judiciaire au titre de la protection de l'enfance, soit par les parents dans le cadre d'un contrat d'accueil provisoire.
Nous recherchons un(e) secrétaire à mi-temps, placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef de service. Il/elle constitue un lien entre l'équipe pédagogique et le chef de service et doit faire circuler les informations au sein de la maison et avec le siège (informations planning et facturation).
Les missions sont les suivantes :
L'accueil :
- Accueil physique des personnes (agents, enfants, partenaires)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
Gestion administrative du personnel et des usagers :
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et de courriers
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Saisie, mise à jour et /ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux
- Traitement et gestion des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Gestion budgétaire et logistique :
- Contrôle, suivi de la conformité des services/travaux
- Gestion des commandes, du matériel
- Suivi et contrôle budgétaire