Accueil et intendance
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
- Gérer les mails de la boîte « secrétariat »
- Appuyer la direction dans la mise en place d' outils de reporting et de suivi administratif
Missions administratives
- Gestion administrative des formations : inscriptions, convocations, admissions, questionnaire et confirmation aux différents partenaires (formateurs et fournisseurs).
- Gestion des dossiers stagiaires avec prise en charge auprès d'organismes financeurs notamment Pôle Emploi et Formiris : inscription de la formation sur leur plate-forme dédiée, dépôt des devis pour les stagiaires, dépôt et suivi des factures.
- Ajustement des processus en fonction des demandes administratives spécifiques à chaque organisme financeurs.
- Préparation de tous les documents administratifs nécessaires à la formation. Rédaction de mails et de courriers à destination des stagiaires et/ou des partenaires
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables
- Mise en page des documents de formation : programmes, contrats, courriers divers.
- Rédaction et envoi des courriers administratifs.
- Mise en page des documents de formation : programmes, contrats, courriers divers.
- Rédaction et envoi des courriers administratifs.
Comptabilité :
- Gestion et suivi de la facturation des prestataires
- Gestion des dossiers stagiaires : réalisation des devis, facturation, saisie des règlements, tableau de suivi.
- Envoi des éléments au cabinet comptable.
Communication :
- Envoi des programmes à la webmaster pour les mises à jour du site Internet.
- Communication de nos évènements ou activités via les réseaux sociaux
