Le/la secrétaire assiste le chef d'établissement dans l'organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat. Le/la secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires la gestion du service et à la prise de décision.
Activités principales :
- Organiser et coordonner le fonctionnement général du secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication...)
- Assurer le secrétariat du service (standard téléphonique, gestion des courriels et courriers)
- Gérer l'agenda
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves
- Apporter une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux élèves ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs
- Participer à l'organisation logistique et administrative des conseils d'administrations et des conseils de classe
- Vous assurez la gestion de dossiers transversaux (renseignement des applications informatiques, suivi des voyages scolaires, organisation des épreuves, etc.).
Conditions particulières d'exercice :
S'adapter au calendrier de l'établissement
Profil recherché :
Vous êtes titulaires d'un diplôme de niveau de CAP à Bac en gestion administrative ou secrétariat ou vous disposez d'une expérience équivalente dans le domaine du secrétariat.
Doté(e) d'un solide sens du service public, vous savez prioriser vos tâches, faire preuve de discernement dans les situations d'urgence, et communiquer avec clarté. Votre esprit d'équipe, votre discrétion et vos qualités relationnelles sont des atouts indispensables pour ce poste.
Connaissance, savoir :
Connaissances générales du système éducatif et de ses enjeux, du fonctionnement d'un établissement public d'enseignement local
Savoir faire :
Maitriser les outils bureautiques (word, excel, etc.)
Renseigner de façon simple et précise, communiquer avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, famille), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (rectorat, collectivités territoriales)
Appliquer des règles et des procédures
Organiser, planifier et respecter les délais
Rédiger et mettre en forme des documents
Savoir être :
Autonomie
Souplesse et réactivité
Sens de l'organisation
Maitrise de soi
Sens relationnel, écoute et diplomatie