L'association Dispositif d'Appui à la Coordination de l'Hérault (DAC 34) structure l'appui à la coordination des parcours de santé complexes, en concertation avec les acteurs des secteurs sociaux, médico-sociaux et sanitaires, ainsi qu'avec la représentation des usagers, sur le territoire du Département de l'Hérault, selon un principe de subsidiarité et de proximité.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de coordination en équipe ressources enfants/adultes. Il s'agit d'un poste en CDI, basé à Frontignan, à temps partiel : 80%, avec travail en journée et horaires individualisés.
PROFIL :
- Bac pro ASSP, ST2S ou BTS SP3S, TESF ou équivalent
- Expérience confirmée dans un métier de la santé ou de la coordination
COMPETENCES/QUALITES REQUISES :
- Sens de l'accueil, de l'écoute, de la communication
- Respect du secret professionnel, discrétion, ouverture d'esprit
- Capacité d'autonomie dans l'organisation du travail
- Sens de l'initiative et des responsabilités dans son domaine de compétence
- Rigueur dans l'organisation et la méthodologie
- Maîtrise des outils informatiques et de l'expression écrite
- Connaissance des acteurs et des ressources sanitaires, sociales et médico-sociales du territoire
- Capacité de travailler en équipe pluridisciplinaire
MISSIONS DU POSTE :
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire territorialisée, l'assistant(e) de coordination a pour mission d'assurer un appui administratif opérationnel au cadre territorial et aux membres de l'équipe afin de faciliter et optimiser la gestion administrative des activités de coordination.
A ce titre, ses principales missions sont :
- Organiser et coordonner le partage des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Assurer des activités de coordination et mettre à jour les outils du suivi de l'activité
- Assister les membres de l'équipe afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, formations...)
- une part du temps de travail est dédié à la gestion de l'accueil du DAC 34 (appels reçus sur le numéro unique et courriels reçus sur la boîte mail du DAC)
ACTIVITES PRINCIPALES :
Communiquer
- Accueillir, écouter et analyser chaque appel reçu
- Expliquer les missions et le fonctionnement du DAC
- Procéder à la hiérarchisation de chaque appel par un questionnaire précis et dirigé
- Traiter les courriels reçus
- Collecter les informations nécessaires et assurer des actions de coordination de premier niveau : information et/ou orientation vers les ressources sociales, médico-sociales et sanitaires du territoire
- Collecter les informations nécessaires pour le passage en appui auprès des coordinateurs de parcours
- Gérer les appels ou les situations d'urgence en lien avec l'équipe
- Saisir les informations dans le logiciel de coordination et mettre à jour les outils de suivi et indicateurs liés à l'activité
- Réaliser les comptes rendus de réunions
- S'assurer de la transmission des informations au sein de l'équipe
- Rendre compte fidèlement au cadre et aux membres de l'équipe
Organiser
- Hiérarchiser les demandes, prioriser les tâches et veiller au respect des délais
- Gérer le courrier, le planning, les réunions ou autres évènements
- Participer à la gestion des moyens généraux en lien avec le cadre et le responsable administratif (commande de fournitures, accueil et lien avec les prestataires intervenant dans les locaux, planification des visites d'entretien des véhicules de service.)
- Assurer la gestion et la mise à jour de la veille documentaire
- Promouvoir les outils de la démarche qualité
Activités en lien avec la gestion du numéro unique
- Accueillir, écouter et analyser chaque appel reçu au numéro unique du DAC
- Procéder à la hiérarchisation des appels par un questionnaire précis et dirigé
- Traiter et orienter les courriels reçus